1 什么是办公自动化

    无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定。拥有一套智能化、信息化的办公系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家的时代，办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。

    办公自动化作为企事业单位的信息处理与管理的集合，对于单位的领导来说，它是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者，它是信息管理系统；对于普通管理者，它又是事务 /业务处理系统。办公自动化能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

    近年来，随着网络技术的迅速发展普及，通过利用先进的网络资讯技术，实现办公自动化的解决方法，被称为网络办公自动化解决方案。随着 INTERNET技术，国际互联网络的发展，目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公，远程办公管理等更广阔的领域。

2 办公自动化的作用

    1.首先能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。
    2.其次是节省运营成本：包括时间和纸张。
    3.第三是规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。
    4.第四是提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。
    5.第五是使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

3 需解决的问题

支持工作流程自动化
几乎所有的业务过程都是工作流，特别是公文审批流转处理。每一项工作都以流程的形式，由发起者发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点。

与其它办公工具软件的良好结合
系统可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合。系统支持 WORD 、 EXCEL 、 POWERPOINT 、图片等各种文件格式，可充分实现内部信息资源最大程度的集中共享。

方便易用
完全基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的 IE 浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。

灵活的系统体系构架
可以使用户根据自己企业的实际情况灵活选取所需要的模块，并可与其他业务系统通过定制接口无缝衔接，实现内部信息系统间的互通、互联。

完整的安全控制功能
系统所处理的信息一般会涉及单位机关的机密，而且不同人员对办公信息的处理权限也是不同的，因此完善的安全控制功能是办公系统重要的组成部分。

支持协同工作和移动办公
采用 WEB 开发标准，可以随时实现在互联网上的应用，办公人员可随时、随地访问到企业办公自动化系统，从而提高工作效率和减少费用，并且符合现代办公方式的发展特点。

5 办公系统功能描述

    办公系统涵盖办公过程的全部，可归纳为信息共享、交流协作、协同事务管理、协同流转办公以及个人办公事务处理等几个方面。它由个人助理、信息交流、日常办公、文档管理、公文管理、人力资源、资产管理、系统管理等八大模块组成。
    个人助理： 个人助理是个人办公的窗口，实现了将个人所有日常工作集中起来，使用户的办公更有效，具有很强的自主性和及时性，在整个系统中占重要位置。主要包括待办事宜、个人日记、通讯录、电子邮件、个人文档等。
    信息交流： 信息交流是单位内部沟通的桥梁，实现了随时随地交流，不受地点的影响，有很强的适时性和可扩展性，是不可缺少的组成部分。主要包括公告栏、论坛、聊天室和即时通讯。
    日常办公： 日常办公是单位内部规划任务和分配工作的主要场所，实现了有效迅速地分配工作任务和报告任务完成状况，节约了人力物力，具有很强的整体性、全面性和具体性，在整个办公过程中占最重要的位置。主要包括日程安排、任务管理、会议管理、在线会议、用款报销。
    文档管理： 文档管理为用户提供了集中统一、安全的管理文档的渠道，是专门用来存储单位各种文件及其技术资料的电子媒体，实现了文档管理的电子化，具有很强的扩展性和定制性。主要包括文件管理、文档类型、模板管理。
    公文管理： 公文管理的主要目的是完成公文的提交、审批、监控、登记、通知以及查询。公文管理实现了公文的生成、意见的签署、信息的反馈等全过程的电子作业，实现公文的实时监控，保证公文安全、快速地运转，具有规范化和智能化。主要包括工作流类型、工作流管理、新建公文、监控公文和处理公文。
    人力资源： 主要目的是把人力资源管理者从过于细节化的人事管理业务中解放出来，用简练规范的业务流程完成大部分重复、缺少附加值的手工作业，从而提高人事管理的质量和效率。主要包括：员工管理、工资管理、奖惩管理和考勤管理。
    资产管理： 由于资产的种类多，数量大、流动性强，通过资产管理功能，可以有效的控制资产的流失、提高资产的有效使用率、提高资产管理的效率 。 本功能模块的主要功能包括：资产信息维护 、 资产使用管理、资产查询、资产字典维护 。
    系统管理： 系统管理的主要目的管理系统的 用户、权限、数据等 ，是整个系统的门户，在系统的安全性上起到了不可估量的作用。各种信息要求尽量全面详细，使管理变得更轻松更有效。 主要包括机构配置管理、权限管理、日志管理、数据备份。

6 协同办公应用架构